A medida que pasa el tiempo y vamos recibiendo mas y mas correos llegamos a un punto que necesitamos ordenar esta información puede ser el caso que recibimos correos a diario de proveedores y quisiéramos almacenar estos correos en una carpeta especifica para ellos, así al momento de recurrir a uno de estos mensajes se mas fácil ubicarlo.
Si bien outlook tiene un campo de búsqueda en donde con solo ingresar la dirección de correo del remitente, nos arrojara un listado con todos los mensajes que hemos enviado y recibido de esa cuenta también tenemos la opción de tener en orden esos mensajes y la forma es la siguiente:
Filtros
Los filtros en Microsoft outlook nos permiten automatizar la tarea de la organización de correos, podemos indicar en un filtro que al cumplirse una característica X en un correo electrónico, realice alguna acción con el, por ejemplo moverlo a una carpeta especifica por ejemplo, «proveedores», el correo al ser descargado por outlook se movera inmediatamente a dicha carpeta y sera marcado como no leido para indicarnos visualmente que tenemos un nuevo correo sin leer en la carpeta proveedores. Y como se hace esto.
En Outlook 2010 la opción es así
- Clic en » Archivo «
- Clic en » Administrar Reglas y alertas » (Ultimo cuadro de 3)
- Clic en » Nueva Regla «
Ver Imagen
Al crear una nueva regla, debemos seleccionar varias opciones dependiendo de lo que deseamos realizar con el correo, por ejemplo si lo que buscamos es mover automaticamente los mensajes de un remitente X a una carpeta especifica, debemos seguir estos pasos.
- Clic en » Mover a una carpeta los mensajes de una persona»
- presionar el botón «Siguiente»
- Por defecto deberá aparecer marcado el cuadro » de personas o grupo público» si no lo esta, marquelo, en esta misma ventana pero abajo, en el paso 2, debe hacer clic sobre el enlace que dice » personas o grupo público«
Y en donde dice «aquí» coloque la dirección de correo de quien le envía los mensajes, luego presione » Aceptar » seguido de este paso presionaremos donde dice «especificada» en azul
Se abrirá una ventana que es donde esta marcado el numero 2 arriba, Seleccione Bandeja de entrada y luego un clic en el botón » Nueva…» marcada con un numero 3, Le solicitara que escriba un nombre para la nueva carpeta, y luego presiones aceptar. Vera que la nueva carpeta aparece bajo » Bandeja de entrada», Presione aceptar nuevamente y luego «Siguiente«; Hasta este punto ya hemos logrado decirle a outlook que hacer con un correo que venga desde una dirección especifica, Luego nos preguntara (al presionar siguiente) si tenemos alguna excepción a la regla, si no la tiene presione siguiente sin marcar nada.
Aquí hemos llegado al final de la creación de una regla, en esta ventana final dejaremos activa la regla y ademas se nos da la opción de ejecutar la regla con los correos que ya hemos recibido de esa dirección organizando todos estos mensajes en nuestra nueva carpeta, proveedores. Para eso debe marcar la casilla » ejecutar esta regla en mensajes que ya se encuentren en «Bandeja de entrada«
Una vez seleccionada esta opción, presione Finalizar.