Los distintos programas de correo que existen se comunican de las mismas maneras con el servidor, en el caso de outlook y para referencias básicas hablaremos del protocolo POP3 e IMAP. Estas dos Siglas realizan un servicio similar que a grandes rasgos es permitir al software de correo tomar los emails que están el el servidor y mostrarlos al usuario en su computador mediante Outlook, para que así, el usuario tenga mas herramientas a su mano para la edición de un correo ó el envió de uno nuevo.
Las diferencias:
POP3 permite conectar con el servidor de correos y realizar la descarga de los mensajes a su equipo, en otras palabras los mensajes se almacenan en su disco duro, debido a esto podemos contar con un mayor numero de Giga Bytes ó Mega Bytes para guardarlos, si bien esta es una enorme ventaja también tiene sus contras al momento de tener problemas con el disco duro y la perdida de información, por otra parte Microsoft Outlook también cuenta con alternativas de configuración dentro de sus opciones para permitir guardar el correo en el servidor por un tiempo indefinido o definido.
IMAP Conecta directamente con el arbol de directorios del servidor y muestra en nuestro programa de correo las carpetas que ya están predefinidas, de esta forma Microsoft Outlook utilizara como almacén de datos o archivo de datos la bandeja de entrada del servidor y no la de nuestro disco duro, osea en otras palabras estamos mirando directamente en el servidor, lo que quiere decir por ejemplo, que si borra un correo desde la bandeja de entrada de su outlook también lo borrar desde la bandeja de entrada del servidor. Bajo estas circunstancias a diferencia del servicio anterior POP3 si tenemos problemas con nuestro disco duro, no perderemos los correos de nuestra bandeja de entrada.
Si bien IMAP se ve muy ventajoso frente a una falla de disco duro tiene la limitación del espacio de almacenamiento, el espacio que tendremos para almacenar nuestros mensajes sera lo que tengamos disponible en nuestro servidor de correos y nada mas.
Como conclusión, Si tienes mucho espacio de almacenamiento en tu servidor, utiliza IMAP ya que podrás tener los mensajes en linea desde cualquier dispositivo, si tienes tiempo y dedicación para respaldar tus archivos y tener una copia de ellos en caso de eventualidades utiliza POP3